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L'obiettivo principale delle attività di coordinamento è consolidare una comunicazione efficace e una collaborazione ben strutturata tra tutti i partner coinvolti nel progetto.

Garantire che i veicoli, anche se usati, siano in condizioni ottimali per operare efficacemente e in sicurezza; questa attività include una selezione accurata dei veicoli, seguita da un controllo e una manutenzione tecnica dettagliata. L'obiettivo è assicurare che le ambulanze siano completamente funzionali e pronte all'uso non appena arrivano nelle zone d'intervento a cui verranno assegnate.

Parallelamente si svolge l'attività di raccolta e stoccaggio del materiale medico, sanitario e igienico per organizzare una raccolta efficace di forniture identificate come prioritarie dai partner ucraini.

Il progetto prevede la consegna di quattro ambulanze, organizzate in due convogli composti ciascuno da tre veicoli. Ogni ambulanza sarà guidata da una coppia di conducenti che si alternano alla guida ogni due ore; seguirà un veicolo da 8 posti, anch'esso condotto da due persone, incaricate di riportare gli equipaggi delle ambulanze in Italia al termine della missione.

Contestualmente, verranno anche consegnati i materiali medici e sanitari raccolti in Italia. Questi materiali, trasportati insieme alle ambulanze, saranno affidati ai partner ucraini del progetto, che procederanno alla loro distribuzione seguendo le direttive dell'Assessorato della Sanità di Chernovohrad, assicurando che gli aiuti raggiungano le strutture e i pazienti che ne hanno maggiore necessità.